Jadi ceritanya teman saya (K) ketiban pulung (lagi) karena ada rekan kerjanya (O) yg resign tapi tidak meninggalkan 'warisan' kerjaan yg jelas, entah itu dokumen atau apapun. Sebelum resign sih, si O sempat ngemeng ke si K agar K mengirim email untuk rincian dokumen yg dibutuhkan dari O. Tentu saja K tidak keberatan karena dengan demikian beban kerjanya lebih ringan. Segera dikirim email ke O, minta rincian dokumen yg dibutuhkan.

Tunggu punya tunggu, hingga akhirnya O benar2 resign (2-3 minggu kemudian usai email dikirim) yaa tidak ada dokumen yg diterima si K. Walhasil si K mesti menyusun dokumen2 dari awal.

'Familiar' dengan cerita di atas. Anda sebagai si K atau sebagai si O? Atau gantian? Kadang jadi si K kadang jadi si O? Hehehe.

Saya pernah mengalami episode di atas, dengan peran lebih banyak sebagai K. Adapun saya menjadi si O, itu sebenarnya bukan kemauan saya sendiri. Serius...coba anda baca cerita saya di bawah ini.

Cerita sebagai si K.

Sebagai tokoh K, saya sudah sering mengalaminya. Tiba-tiba dapat kerjaan limpahan dari orang yg resign tanpa ada referensi yg bisa saya jadikan pegangan untuk melangkah ke tahap berikutnya dari pekerjaan yg ditinggalkan. Efeknya, saya jadi 'mandi darah' mesti melakukan tracking dan bikin ulang dokumen2nya.

Ada plus minusnya dari usaha seperti ini. Plusnya, saya jadi tahu filosofi project yg mesti saya tangani. Minusnya, waktu terbuang banyak, saya jadi terjun juga ke engineering (teknis).

Hal yg paling menyebalkan adalah jika ada deal2 tertentu yg tidak tertulis sehingga customer sukses membuat saya menjadi orang bego ketika ditanya ini itu. Apa yg mesti saya jawab? Yang jelas, saya kan tidak mungkin bilang,"Wah, pak, itu kan kerjaan si anu yg sudah resign. Saya ga tahu."

Jawaban seperti itu jelas akan meruntuhkan kredibilitas anda sendiri (dan juga perusahaan). Pertama, anda dinilai customer tidak cukup cakap. Kedua, anda dianggap tidak mempelajari medan dg baik sebelum terjun. Ketiga, perusahaan anda dicap tidak becus mengurus transfer knowledge dari orang yg hendak resign ke penerusnya. Keempat, yg paling parah, anda (bisa) dianggap lempar tanggung jawab. ;-(

Lalu, apa yg seharusnya dilakukan? Tips dari saya, catat dulu semua hal2 yg dilontarkan oleh customer, terlebih kita memang tidak tahu historicalnya. Jawab saja secara diplomatis,"Saya catat dulu semua hal yg disampaikan Bapak/Ibu, nanti kami akan diskusi internal dahulu dengan tim Sales dan atasan saya."

Langkah berikutnya, usai meeting ya anda segera ketemu (rapat, istilah kerennya) dengan tim sales, atasan, dan orang2 yg pernah ikut di project (dan masih kerja di situ). Sampaikan apa2 yg anda dapat di rapat tadi dan minta support dari mereka utk solusi2 yg akan disampaikan ke customer.

See, simple kan?

Sementara, saat (terpaksa) berperan sebagai O, sebenarnya saya sudah menginfokan sebelumnya (min 1 bulan) bahwa saya akan resign, jadi saya minta ada pengganti untuk project yg saya pegang. Semua dokumen dan perlengkapan yg (kira2) dibutuhkan pengganti saya, sudah saya siapkan. Namun ternyata hingga saya resign tidak ada yg menggantikan saya. Walhasil, semua perlengkapan yg telah saya siapkan itu (dan tersimpan di atas meja saya) mungkin mubazir.

Dan jelas, saya 'boleh' dong untuk males kalo ditelp kantor lama untuk bantuin ini itu, lah wong saat saya punya waktu dan kesempatan untuk transfer knowledge, ga ada yg ditugasin. Giliran saya sudah kerja di tempat baru, malah diganggu2 mulu. HIH! ;-D

Toh, tidak ada yg lebih menyebalkan daripada saat kita sudah transfer knowledge dan hand over pekerjaan ke penerus kita, ternyata pengganti kita itu ga becus kerjanya dan malah terus merongrong kita untuk bantu dia beresin masalahnya. LAH, KALO GUE BANTUIN ELO BERESIN MASALAH ELO, SIAPA YG BANTUIN GW BERESIN URUSAN GW? ELO? LAH ELO SENDIRI MINTA TOLONG KE GW! HALLOOOO...?? ;-D

Bagi saya, tidak ada kerugian saat saya mesti menyiapkan dokumen2 seperti yg saya sebut di atas. Ketahuilah, bahwa tidak ada ruginya (dan jangan pernah menyesal) berbuat baik kok! Saya yakin bahwa tindakan seperti ini sebenarnya menunjukkan cerminan kita, apakah kita memang termasuk orang yg bertanggung jawab (hingga detik penghabisan/resign dari kantor) ataukah memang kita sebenarnya tidak punya kinerja yg baik? ;-)

Gambar dari sini.

Moral story:
- meski telah mengumumkan resign, bukan berarti anda lepas tangan begitu saja dari pekerjaan/project yg sedang anda pegang!

- proses transfer knowledge itu MESTI dilakukan.

- JANGAN PERNAH RAGU UNTUK BERBUAT BAIK, meski 'cuma' di level sharing knowledge/transfer knowledge.

- jika anda sudah ikuti prosedur di atas dan ternyata masih ada huru-hara, maka seperti gambar di atas, "Keep Calm and Just Resign" :-))

- jangan lupa utk kirim surat perpisahan saat resign. Isinya biasa saja, ga usah pake attachment video yg isinya kalian nangis karena begitu sedih mesti resign. It's b*llshit lah! :-))

- baca juga artikel "Pilih resign atau dipecat?", "Resign tidak selalu mudah", "Contoh Surat Resign".