Sejak masuk di kantor yg sekarang ini, saya sudah diminta memegang 2 project. Project pertama sudah selesai dan saya mendapatkan lesson learn dari project itu.

Pertama, berhati-hati terhadap setiap item (material) dari BOM (bill of material) yg akan dideliver. Cek dengan PO (purchase order) dan kontrak. Customer ataupun end user akan mencari celah dari setiap kesalahan kita.

Kedua, perhatikan attitude customer. Jika susah untuk mendapat approval (persetujuan) dari setiap dokumen ataupun design yg kita ajukan, maka sudah selayaknya anda eskalasi (laporkan) ke bosnya dia, cukup via email. Jika dari atasannya tidak ada respon, maka lakukan rapat. Upayakan persetujuan tidak lebih dari 10 hari (kalender).

Ketiga, catat setiap hasil diskusi dalam bentuk Minutes of Meeting. Alangkah lebih baiknya jika langsung ditandatangan oleh customer pada saat itu juga untuk menghindari dispute. Jadikan MoM sebagai acuan.

Keempat, apabila ada komplain dari customer/end user, minta mereka merujuk ke MoM. Jika ini terkait dengan janji yg diberikan oleh atasan/sales, maka sampaikan ke pihak yg terkait. Selaku PM, anda cukup kerjakan apa yg menjadi SOW (scope of work).

Gambar dari sini.

Moral story:
- 4 poin di atas bisa menjadi guide agar tidak terjadi project orakel (ora kelar-kelar) :-))